Conditions générales de vente d'Amica Travel

(Applicable pour tout voyage réservé ultérieurement à la date du 1er aout 2022)

1. Généralités 

Les conditions générales de vente décrites ci-après font partie intégrante de tout contrat de prestations de services conclu entre un voyageur, personne physique ou morale (désignée communément ci-dessous par le terme « le voyageur »), et la Société Amica JSC, (propriétaire de la marque « Amica Travel » et désignée ci-après par le terme « Amica »). La conclusion d’un contrat avec Amica, qu’il soit écrit ou verbal, implique donc que le voyageur a lu, compris et accepté le contenu des présentes conditions générales de vente.

2. Prestations

Les prestations fournies par Amica au profit du voyageur sont celles inscrites expressément dans le programme de voyage arrêté d’un commun accord avec ce dernier.

Amica est disposé à fournir, sous réserve de disponibilité, des prestations supplémentaires non inscrites au programme, si le voyageur en a la demande, moyennant si applicable, un supplément.

3. Durée de validité des tarifs

Les tarifs d’un voyage, une fois qu’ils sont acceptés par le voyageur, sont garantis pendant une durée précisée par Amica, généralement depuis la date de réservation jusqu’à la date de fin du voyage prévu. 

Pendant cette durée de validité garantie, ces tarifs ne peuvent pas faire l’objet de réajustement, à l’exception des cas où, en raison d’un changement imprévisible de l’environnement du contrat (fluctuation trop importante du taux de change ou du prix des transports, taxe nouvellement promulguée etc), Amica ne peut pas réaliser correctement le programme de voyage aux tarifs initiaux. Dans ces cas, une demande de réajustement motivée sera adressée par Amica au voyageur qui peut soit l’accepter, soit la refuser. En cas de refus par le voyageur, Amica se réserve le droit d’annuler le programme, à charge pour elle de rembourser au voyageur l’acompte que ce dernier lui avait versé, déduction faite des frais bancaires.

Le changement des dates d’un voyage déjà conclu conduit à la révision des tarifs.

4. Réservation du voyage et versement des acomptes

a. Réservation

Si le voyageur souhaite réserver le voyage, il doit confirmer sa décision de réservation à Amica en précisant l’offre qui lui convient. Il sera invité à remplir une fiche de réservation et à la retourner à Amica.  Amica procède alors à la réservation de toutes les prestations prévues dans l’offre et se réserve le droit de proposer des solutions de remplacement équivalentes en cas d’indisponibilité d’une ou de plusieurs prestations prévues (hébergement, vols domestiques, train…).

Une fois toutes ces réservations faites, le programme de voyage définitif sera envoyé au voyageur pour validation finale. 

b. Paiement de l’acompte de réservation

Le paiement d'un acompte est la condition sine qua non pour réserver le voyage et en garantir les tarifs.

Le montant de l'acompte de réservation est de 10% du prix du voyage, sauf indication contraire de la part d’Amica.

Occasionnellement, le paiement d’un acompte plus important voire de la totalité du prix du voyage, pourra être exigé en cas de réservation en dernière minute ou en période de haute saison, en fonction des demandes particulières de certains hôtels ou compagnies aériennes.

Si la réservation se fait de 7 à 15 jours avant la date de commencement du voyage, le montant de l'acompte est de 50% du prix. Si la réservation se fait dans les 7 jours précédant le voyage, le montant de l'acompte est de 100% du prix.

L’accusée de réception de l’acompte rend la réservation du voyage définitive et engendre pour Amica l’obligation de sa réalisation.

Sauf accord préalable avec Amica, tout défaut de paiement de l’acompte dans les 15 jours suivant la réception du programme définitif par le voyageur pourra entraîner l’annulation de toutes les prestations réservées. Le voyage sera alors considéré comme annulé par le voyageur et les dispositions mentionnées à l’alinéa 7.a. sont applicables.

5. Paiement du solde

Sauf indication contraire de la part d’Amica, le voyageur doit régler le solde du voyage, au plus tard, à la date de commencement de ce dernier. 

En cas d’inexécution de l’obligation de paiement du solde dans les conditions susmentionnées, le voyage est réputé être annulé par le voyageur et les dispositions mentionnées à l’alinéa 7.a. sont applicables.

6. Modification des commandes

a. Modification par le voyageur

Entre la date de réservation et la date du voyage, le voyageur peut demander la modification du programme de son voyage à tout moment, moyennant le paiement à Amica des frais éventuellement engendrés par sa modification. Amica est tenue de répondre à ce type de demande avec la plus grande diligence, dans la limite de la disponibilité des prestations requises.

Le report de date d’arrivée est considéré comme une modification.

La réduction du nombre de participants n’est pas considérée comme une modification. Elle entraînera éventuellement l’application de pénalités d’annulation pour les participants qui se désinscrivent ainsi que la réévaluation obligatoire des tarifs pour les participants restants, mentionnée à l’alinéa 7.a.

b. Modification par Amica Travel

Amica Travel se réserve le droit de modifier les prestations inscrites dans le programme de voyage définitif dans les cas suivants :
•    La modification est justifiée suite à un événement de force majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent la réalisation du programme impossible ou dangereuse pour le voyageur tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.
•    La modification s’avère indispensable pour assurer la sécurité du voyageur et/ou la qualité du voyage.
Dans les deux cas susmentionnés, les éventuels frais supplémentaires seront à la charge des voyageurs.
•    La modification est liée à d’autres facteurs indépendants de la volonté d’Amica (exemples : faillite d’un prestataire, surréservation d’un prestataire, retards de vols aériens…), amenant à choisir d’autres hébergements ou d’autres activités que ceux ou celles prévus. Amica informera le voyageur dès que possible de tout changement. En cas de modification, Amica proposera des services d’un niveau équivalent ou similaire si disponible. Si le service est d’une qualité inférieure, Amica proposera un remboursement de la différence de prix. 

Dans tous ces trois cas de modification, le voyageur ne saurait prétendre à une indemnité.

7. Annulation des commandes

a. Annulation par le voyageur

Dans tous les cas d’annulation du voyage, le voyageur doit payer des pénalités qui correspondent au montant de l’acompte de réservation. 

Néanmoins, si le voyage est annulé en raison des restrictions prises par les autorités administratives face à une épidémie officiellement déclarée ou à une situation de guerre, telles que l'interdiction de circulation, la fermeture des frontières, la suspension de vols internationaux, la pénalité prévue au point a) ne sera pas applicable et le client sera remboursé de l'acompte payé.

Si l’annulation est effectuée préalablement au paiement de l’acompte, une facture est envoyée au client qui est tenu de payer les pénalités selon les conditions susmentionnées, également indiquées sur le devis accepté par le client.
Si l’annulation est effectuée ultérieurement au paiement de l’acompte, Amica Travel retient le montant de l’acompte.
L’annulation d’un ou de plusieurs participants entraînera l’application de pénalités d’annulation pour les participants qui se désinscrivent ainsi que la réévaluation des tarifs pour les participants restants. Un nouveau contrat avec le nombre de participants actualisés ainsi que le nouveau tarif sera transmis aux participants restants.

b. Annulation par Amica

Amica se réserve le droit d’annuler le voyage, en tout ou en partie, lorsque se produisent des événements relevant d’un cas de force majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent le voyage impossible ou dangereux pour le voyageur tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.

Dans tous ces cas d'annulation, Amica Travel s’efforcera de rembourser les personnes inscrites au programme de voyage déduction faite (si applicable), des coûts supplémentaires engendrés par cette nouvelle situation, des frais d’annulation appliqués par les hôtels, compagnies aériennes ou tout autre prestataire de services, et enfin, des frais bancaires, mais les participants ne pourront en aucun cas prétendre à une indemnité.

8. Obligation du voyageur / Assurance

Avant d’entreprendre son voyage, il est de la responsabilité du voyageur de s’assurer qu’il répond aux demandes requises en terme de:

•    Passeport (Validité minimum de 6 mois après la date de fin du voyage, au moins deux pages vierges, enfants, etc.)
•    Condition physique, vaccinations, traitements préventifs…
•    Visa (si requis par le ou les pays de destination).

Amica peut, sur demande, assister le voyageur dans les démarches d’obtention de son visa.

Toute personne qui participe à un voyage organisé par Amica doit souscrire à une assurance de voyage international couvrant au minimum les frais médicaux et de rapatriement, blessures et accidents, décès, responsabilité personnelle. Les coordonnées de l’assureur et le numéro de police d’assurance du voyageur doivent impérativement être communiqués à Amica avant le commencement du voyage.

La couverture d'assurance offerte par les compagnies de cartes de crédit ou des accords de couverture médicale réciproques n’est souvent pas exhaustive.

Durant le déroulement du voyage, le voyageur doit respecter les règles annoncées par le guide ou par tout autre agent d’Amica. Il s’agit de règles visant à assurer la sécurité du voyageur et la qualité du programme de voyage.

Amica s’engage à fournir sur place toute l’assistance requise et utile en faveur du voyageur dans le cas où surviendrait un incident couvert par l’assurance, et notamment à assister le voyageur dans l’accomplissement des formalités administratives auprès des autorités locales et de l’assureur.

9. Limitation et exonération des responsabilités

Amica s’engage à fournir au voyageur toutes les prestations convenues avec ce dernier et inscrites dans le programme de voyage.

Toute activité qui ne s’inscrit pas dans le cadre du programme de voyage ou toute violation du droit du pays d’accueil par le voyageur ne sont pas de la responsabilité d’Amica. Toute annulation du programme de voyage du fait de démêlés avec la justice privera le voyageur de tout droit à un remboursement de la part d’Amica. 

Amica est responsable devant le voyageur en tant qu'intermédiaire entre ce dernier et les différents prestataires de services (compagnies aériennes, hôtels, transporteurs, restaurants, bateaux,...) et doit à ce titre s’assurer de la fiabilité de ces prestataires, mais Amica ne saurait être confondu avec ces derniers, qui, en tout état de cause, doivent assumer leur propre responsabilité.

Les horaires des vols contractés dans le programme sont sujets à modification par les compagnies aériennes, avant ou après la date de commencement du voyage, indépendamment d’Amica. En de tel cas, Amica s’engage à faire au mieux pour aménager le programme du voyage mais ne saurait être tenu responsable si les nouveaux horaires définis par la compagnie aérienne sont moins adéquats que ceux initialement programmés.

Amica ne peut en aucun cas avoir sa responsabilité engagée pour un événement qui relèverait d’un cas de force majeure.

Amica peut assister le voyageur, en tant qu’intermédiaire, dans l’achat des vols internationaux mais ne saurait être confondue avec les billettistes qui travaillent indépendamment et agissent pour leur propre compte. Tout incident intervenant dans l’achat des vols avec des billettistes relèvera du droit du pays de leur emplacement et devra être traité entre le voyageur et le billettiste. 

10. Prestations non utilisées

Amica ne rembourse pas les prestations inscrites au programme mais non utilisées par le voyageur.

Si le voyage est interrompu au cours de son déroulement pour des raisons liées à la santé du voyageur, Amica s’engage à faire de son mieux afin d’obtenir des prestataires de services un remboursement partiel ou total des services annulés.

Cependant, certains prestataires ne remboursent pas les annulations de dernière minute, d’où la nécessité de souscrire impérativement à une assurance de voyage.

11. Plaintes et règlement des litiges

Toute plainte relative à la réalisation de l’une des prestations inscrites au programme doit être adressée, par écrit, à Amica dans un délai maximum de 20 jours à compter de la fin du voyage.

Toutefois, la plupart des problèmes pouvant être rapidement réglés si Amica en a connaissance, tout litige entre le voyageur et Amica doit être réglé en priorité sur place par voie de négociation à l’amiable.

Dans le cas où Amica déciderait de verser des indemnités compensatoires à un voyageur, celles-ci ne pourraient en aucun cas dépasser le prix du voyage hors aérien facturé par Amica. Ce cas de figure s’applique uniquement si Amica n’a pas exécuté, en tout ou en partie, les obligations découlant du contrat.

Dans tous les autres cas, Amica Travel se réserve le droit d’offrir ou non une compensation à son entière discrétion.
Si aucune solution amiable n’est trouvée, la juridiction étatique du lieu d’exécution du contrat sera seule jugée compétente pour trancher le litige.

12. Mode de paiement

Amica Travel accepte les paiements en Euros, en Dollars américains ou en Dongs vietnamiens sous certaines conditions, détaillées ci-dessous :

a.  Paiement sécurisé en ligne :

Le voyageur peut payer par carte bancaire via un système de paiement sécurisé en ligne, moyennant 3% de frais bancaires (pour les cartes Visa, Master, …) ou 4% de frais bancaires (pour les cartes AMEX) à sa charge.

Ce mode de paiement étant toujours en dong vietnamien, le montant à payer (convenu dans le programme de voyage) sera reconverti en vietnamien (VND) selon le taux de change de la Vietcombank le plus proche de la date de paiement si le devis est fait en euro ou en dollar.

b. Virement bancaire :

Le voyageur peut également régler par virement bancaire. Les coordonnées bancaires d'Amica seront communiquées au voyageur lors de la conclusion du contrat de prestation de services. Les frais bancaires, déterminés par la banque du voyageur et celle d’Amica, sont à la charge du voyageur.

Il est possible de payer en Euro ou en Dollar par virement bancaire.

c. Terminal de paiement électronique :

Le paiement par carte bancaire via un terminal de paiement électronique, plus communément appelé « machine à cartes », n’est possible que pour le règlement du solde du voyage. Sont acceptées les cartes de crédit suivantes : Visa, MasterCard, American Express, JCB et Diners Club.

Le paiement s’effectue dans un bureau d’Amica (Hanoi, Saigon et Siem Reap), moyennant des frais bancaires à la charge du voyageur. Sauf indication contraire d’Amica, ces frais s’élève à :

•    2% du montant à payer pour les cartes Visa et MasterCard au Vietnam,
•    3% du montant à payer pour les cartes Visa et MasterCard au Cambodge,
•    4% pour la carte American Express dans ces deux pays,
•    et à 3,3 %, pour les cartes JCB et Diners Club dans ces deux pays.

Ce mode de paiement étant toujours en dong vietnamien au Vietnam et en dollar au Cambodge, le montant à payer sera reconverti selon le taux de change de la Vietcombank le plus proche de la date de paiement si le devis est fait en euro ou en dollar.

Il est impossible de payer en Euro via le terminal de paiement électronique.

Il est impossible de payer via le terminal de paiement électronique depuis le bureau de Luang Prabang au Laos.

d. Paiement en espèce :

Les paiements en espèce sont effectués au bureau d’Amica Travel ou directement auprès de ses mandataires sur présentation d’une facture tamponnée. 

Les billets doivent être neufs, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas comporter de traces d'endommagement (déchirures, froissures, tâches).

Contrairement aux autres modes, le paiement en cash n’entraine aucun frais.

Pour les paiements en euro en espèce au Cambodge ou au Laos, le montant à payer donné en dollar américain sera reconverti en euro selon le taux de change le plus proche de la date de paiement selon les sites de référence suivants : 
•    Laos : Banque Franco-Laos
•    Cambodge : ANZ Royal